聞いてみました!オンライン入社式、怒涛の裏側

by Daisuke-Tamada | May 14, 2020
dena-tech event | #dena

DeNA の新入社員入社式、今年はZoomを使ったオンライン入社式となりました。DeNA史上初のこの取り組みは、新卒社員の皆さんにとって思い出に残る体験になったと思います。 一方で、入社式を支えるヒューマンリソース本部(以下 HR)や社内IT部門であるIT戦略部(以下 IT戦略)にとっても非常に刺激的、かつ怒涛の準備期間になりました。

COVID-19の状況が刻一刻と変わるなか、HRやIT戦略の皆さんがどのように動き、短い時間の中でオンライン入社式を成功させたのか、その様子を振り返りました!

まずは、入社式の準備開始からのざっくりとした時系列がこちら。 注目すべきは、3月24日からの怒涛の方針変更!24日と言えば、 都内の感染者数が北海道を抜いて全国最多となり、前日には小池都知事が記者会見で警戒感を示した日。 この日を境に、DeNAでもCOVID-19への対策が急加速していきました。 ちなみに、今年は74名の新卒社員を迎えましたが、全てのPCや備品・セットアップの準備をIT戦略2名でほとんど行っていたというから驚きです。

日時

IT戦略

HR

1月初旬

HRとキックオフ

キックオフを経て、新卒社員にPCスペック確認開始

2月初旬

PCスペック決定!機器調達・リース会社へ発注

3月初旬

新卒社員用PC到着!セットアップなど着々と進行
Jamf Pro の Self Service や、 Active DirectoryでのGPO及び Lanscope CATでのインストーラー配布を活用し、初期設定をパッケージ化した内容で進める

3月24日(火)

新卒社員74名を集合させるのは危険では…?議論が湧き上がる

3月25日(水)

準備万端!あとは入社式を待つのみ

新卒社員へ状況アンケート

3月26日(木)

HRの相談を受け、オンライン開催へ方向転換
発送部材の確保やPC発送先を急いで確認

東京都の方針により全社的にリモート推奨。入社式も本格的にリモート開催へ
オンライン活用できるツールを選定し、JamboardやZoom活用を決定

3月27日(金)

PC受け取りが、配送と対面受取(@ヒカリエ)の2パターンに決定
セキュリティソフトの最新化やVPN設定
同時に社員のリモート環境支援業務が、本格化し新入社員作業がストップ……

遠方者以外は、PCは対面受取することに決定。アンケートを取り、出社不可者を確認
同時にネット環境がない方向けにWifiを確保

3月28日(土)

研修メンター7名にPCとZoomウェビナーアカウントを付与

入社式・研修コンテンツ毎に、リモートで実施可能か順次検討

3月30日(月)

急いで梱包・発送作業!3月31日着で配送完了

1名住所を間違えてしまい、急遽バイク便で届けるハプニングも!!
新卒社員任意参加でZoom配信テスト
新卒研修中のネット環境金銭補助を決定・周知

3月31日(火)

配送完了。対面受取も無事完了!

対面受取は、受取時間をずらして“密”を避けて配布

4月2日(木)
入社式!

オンライン入社式、Zoomフォロー

新卒用Zoomマニュアル作成、オリエン実施
研修チームもZoomに慣れるため急遽リハでキャッチアップ

とは言え、時系列の内容は作業のごくごく一部。そこで、オンライン入社式に関わった皆さんに当時を振り返っていただきました。

事前準備が功を奏した!迅速かつ細やかな対応が売りのIT戦略戦士

▲ 左から稲垣 翔太さん、小林 利彰さん(システム本部IT統括部IT戦略部ユーザーサポートG)

ーーDeNA 新卒社員はどういった機器を受け取れますか?

新卒社員のみなさんにはそれぞれ希望を聞いて、希望する機器をセットアップしお渡ししています。

入社時には標準機(Mac Book Pro もしくは Windows 端末)の中から画面サイズやキーボードを指定して選んでもらっています。部門配属後の業務内容次第で必要スペックが異なるため、研修が終わって部門配属がされるタイミングで、より高いスペックが必要な場合にまたカスタム機をお渡ししています。

例えば、最初から配属先が決まっている新卒社員(例えばAIシステム部)は現行では最高スペックの Memory 64GB、SSD 2TBのマシンを渡すなどしています。

ーー新卒74名のPCセットアップをどう効率化しているのですか?

▲ Jamf Pro の Self Service

以前は、あちこちにある Installer を手順通りに入れていっていましたが、2018年春頃から Mac では Jamf Pro の Self Service 、 Windows ではActive DirectoryでのGPO(Group Policy Object)及び Lanscope CATでの端末制御、インストーラー配布により PCセットアップを効率化しています。 当初はインベントリ(在庫機器)管理目的で利用し始めましたが、ほとんどの初期設定をパッケージ化することができ、セットアップの効率化を実現できています。

また Mac では Jamf Pro の Self Service を使うことで、会社指定の必須アプリケーションの導入操作もいちユーザーでもわかりやすく行えるようになりましたし、さらに各種アプリの新バージョン取得を自動化することで、セキュリティ担保も実現することができています。

このため、いちいち PC をIT戦略に持ってこなくても対応いただけるようになり、リモートワークでも細やかな対応を行えるようになりました。

――オンライン入社式対応で苦労した点は?

オンライン入社式ということ自体が初めてでしたが、この入社式やその後のリモートでのオリエンテーションを成功させるために、入社式を執り行うHR部門・新卒採用グループと連携し、上記時系列のとおりスピード感を持ってZoomの使い方サポート、リハーサル支援を行いました。

またZoomサポートだけでなく、配布したPC本体についてもその後の研修・業務もスムーズに出来るよう、VPNが初回から利用できるよう事前点検しました。特にMacについては1台1台追加作業しVPNショートカットをツールバーに表示させました。これは、Mac 使ったことがない人など、システム環境設定からネットワークを開いてVPNを選択するのが難しい人もおり、 VPN接続を簡易に行えるようにするための工夫です。

その上で、新卒社員の自宅のネット環境が千差万別であったため、不具合がある方一人ひとりをサポートし、最後まで繋がらなかった方もポケットWi-Fiをお渡しすることで、入社式当日までに準備完了できました。

オンライン開催への方針転換からPC発送まで、IT戦略では2名体制で対応しました。3月30日までに発送完了しないと 4月1日の利用開始に間に合わなかったので、全力コミットしました。これだけの短期間で準備できたのは、1月から事前に準備していたことに尽きます。

――初めてオンライン入社式の感想/よかった点など

リモートワークの広がりに備えて導入したZoomが、入社式にも活用できたことはとても良かったです。新卒社員の皆さんのお顔が見れたときは、サポートできてよかったと思いました。

――オンラインサポートをする上での工夫や、新卒社員向けの今後のフォロー体制など

自宅の通信環境は本当に千差万別なので、現在は問い合わせ窓口(以下 ヘルプデスク)にメールで一報いただいたあと、どうしても切り分けが難しい場合には実際にZoomを使って対話しながら解決に結びつけています。 ルーターの設定画面などは画面共有ですぐに分かりますし、物理的なルーターの場所やケーブルの位置もPCカメラで周囲を見渡してもらえれば分かるので、ここでもZoomでのサポートができています。

しばらく出社できない状況は続きますが、ヘルプデスクメンバーとHR本部人材開発部新卒グループ(以下 新卒G)やメンターがハブになりながら相談に乗っています。そこでも単純にフォローするではなく、“ヘルプデスク要らずの世界”を目指すために、「どういうポータルがあればいいのか」「そもそも悩みの発生しない組織の在り方や仕組みとは」という視点で、社員が自律的に課題をなくしたり解決できる世界観づくりに、一緒に仲間として進めて行きたいです。 未来の新入社員が困らない世界を作っていくことに積極的な新卒社員もいて、むしろ頼もしいですね。

おわりに

COVID-19の状況で、DeNA がオンライン新卒入社対応をどのように実施したか振り返りをご紹介しました。

DeNA は今後も「そもそも悩みの発生しない組織の在り方や仕組み」を目指して様々な取り組みを行っていきます。それらの取り組みについて、今後もこちらの DeNA Engineers’ Blog でご紹介しますので、引き続きどうぞよろしくお願いします。

協力:IT戦略、総務、HRの皆さん
文:藤松 美佳(社内報編集部)、玉田 大輔(CTO室)